TÍTULO E APLICABILIDADE
1) Grey Orange India Private Limited ("Empresa") desenvolveu a sua Política de Responsabilidade Social Empresarial ("Política") em conformidade com a secção 135 da Lei das Empresas, 2013, tal como alterada de tempos a tempos ("a Lei") e as regras nela estabelecidas.
2) A Política aplica-se a todos os programas e actividades de Responsabilidade Social Empresarial ("RSE") da Empresa nas áreas e assuntos de acordo com o Anexo VII da Lei das Empresas, 2013.
OS NOSSOS VALORES E CÓDIGO DE CONDUTA
A Grey Orange criou um espaço na sociedade não só como uma empresa líder em automação, mas também como uma organização que "se preocupa" com a comunidade. Desde a sua criação, tem dado grande importância à contribuição para o desenvolvimento da comunidade. As suas iniciativas de RSE reforçam-nos como uma organização socialmente responsável e baseada em valores, empenhada em tornar o mundo um lugar melhor para se viver.
CSR VISION
Através de medidas adequadas, contribuir activamente para o desenvolvimento social e económico da comunidade.
VALIDADE DA APÓLICE
A apólice mantém-se válida até que a Companhia deixe de ser uma companhia abrangida pela subsecção (1) do artigo 135 da Lei, ou durante 3 anos financeiros consecutivos, consoante o que ocorrer primeiro.
O Conselho de Administração pode alterar a política de RSE conforme necessário, de tempos a tempos.
ÁREAS TEMÁTICAS DO CSR
1) Promover a educação, incluindo a educação especial e o emprego, reforçando as competências profissionais e os projectos de melhoria dos meios de subsistência.
A Empresa acredita que cada criança, independentemente das suas diferentes capacidades, estatuto financeiro, género, casta, etc., é digna de uma educação de qualidade que seja feita à medida das suas necessidades e as ajude a atingir o seu potencial.
2) Erradicação da fome, pobreza e subnutrição, promoção dos cuidados de saúde, incluindo cuidados preventivos de saúde e saneamento e disponibilização de água potável segura.
3) Alívio de Catástrofes.
A empresa acredita que é importante que as corporações se ergam em defesa dos concidadãos em tempos de catástrofe e ajudem as pessoas nas operações de socorro e reconstrução.
4) Garantia da sustentabilidade ambiental, equilíbrio ecológico, protecção da flora e fauna, bem-estar animal, conservação dos recursos naturais e manutenção da qualidade do solo, ar e água.
A empresa pretende contribuir para o restabelecimento da sustentabilidade ambiental e do equilíbrio ecológico.
5) Qualquer outra actividade abrangida pelo esquema VII, na Índia, excluindo as actividades empreendidas no exercício normal dos negócios de uma empresa.
A Empresa pode, de tempos a tempos, empreender projectos de RSE que são abrangidos pelo Anexo VII da Lei das Empresas, 2013, tal como alterada de tempos a tempos.
6) Os projectos ou programas ou actividades de RSE que beneficiam apenas os empregados da Empresa e as suas famílias não serão considerados como actividades de RSE em conformidade com a secção 135 da Lei.
ORÇAMENTO RSE
1) A Direcção da Empresa deve assegurar que em cada exercício financeiro, a Empresa gaste pelo menos 2% do lucro líquido médio realizado durante os três exercícios financeiros imediatamente anteriores.
2) No caso de qualquer excedente resultante de projectos de RSE, o mesmo não fará parte dos lucros comerciais da empresa e será imputado às actividades de RSE da empresa.
3) No caso da empresa não gastar os fundos destinados às suas actividades de RSE durante o exercício financeiro, deve transferir os mesmos para uma conta bancária separada denominada "Conta de RSE não gasta", na medida em que pertença a um projecto em curso ou para o financiamento especificado no Anexo VII, na medida em que não pertença a nenhum Projecto em curso.
4) Quando uma empresa gasta um montante em excesso em relação às necessidades, conforme o acto, esse montante em excesso pode ser imputado à necessidade de gastar até três exercícios financeiros imediatamente subsequentes, na condição de o montante em excesso não incluir o excedente resultante das actividades de RSE, se houver.
5) O Director Financeiro / Director Associado Finanças / Fiscalidade certificará que os fundos desembolsados em actividades de RSE foram utilizados para os fins e de acordo com a forma aprovada pelo Conselho de Administração.
SELECÇÃO DA ÁREA TEMÁTICA DO CSR
1) A empresa seleccionará a área temática da RSE e o projecto de RSE de acordo com as orientações do Comité e Conselho de Administração da RSE.
2) A Empresa pode lançar um inquérito aos empregados para obter o seu feedback sobre a selecção do Projecto de RSE.
IMPLEMENTAÇÃO DO CSR
1) O Conselho de Administração pode decidir empreender e implementar as suas actividades de RSE por si próprio ou através de :
1.1 Um trust registado ou sociedade registada ou uma sociedade da Secção 8 (entidade sem fins lucrativos) registada ao abrigo da Secção 12A e 80 G da Lei do Imposto sobre o Rendimento, 1961 (43 de 1961), criada pela sociedade, quer individualmente, quer em conjunto com qualquer outra sociedade.
1.2 Uma empresa estabelecida ao abrigo da secção 8 da Lei ou um trust registado ou uma sociedade registada, estabelecida pelo Governo Central ou Governo do Estado.
1.3 Qualquer entidade estabelecida ao abrigo de um Acto do Parlamento ou de uma legislatura do Estado.
1.4 Uma empresa constituída ao abrigo do artigo 8 da Lei, ou um trust público registado ou uma sociedade registada, registada ao abrigo dos artigos 12A e 80G da Lei do Imposto sobre o Rendimento de 1961, e com um historial de pelo menos três anos de actividade semelhante.
2) Todas as entidades acima mencionadas (Ponto nº 1 acima) devem ter o registo CSR -1 junto do Governo Central.
3) A empresa pode também colaborar com outras empresas para a realização de projectos ou programas de RSE. Desde que a empresa possa relatar e documentar o projecto separadamente.
4) Caso as actividades sejam empreendidas através das entidades acima mencionadas, a Empresa deve especificar o projecto a ser empreendido através dessas entidades, as modalidades de utilização dos fundos em tais projectos e programas e o mecanismo de monitorização e informação.
5) A Empresa pode estabelecer parcerias com o governo, organizações sem fins lucrativos, parceiros comerciais e comunidades para criar um efeito multiplicador dos seus projectos sociais. Isto ajuda-nos a aproveitar os conhecimentos, sabedoria e experiência colectivos que estas parcerias trazem à mesa.
6) A Empresa pode utilizar serviços de agências especializadas, empresas de consultoria, etc. sempre que necessário para a realização de inquéritos de base, orientação na concepção e implementação de projectos, monitorização e avaliações de terceiros, inquéritos de avaliação de impacto, etc.
7) A Empresa dará preferência à sua área local de operações.
8) O montante da RSE pode ser gasto por uma empresa para a criação ou aquisição de um bem de capital, que será detido por -
8.1 Uma empresa constituída ao abrigo da secção 8 da Lei, ou um Trust Público Registado ou Sociedade Registada, com fins caritativos e número de registo CSR 1
8.2 Beneficiários do referido projecto de RSE, sob a forma de grupos de auto-ajuda, colectivos, entidades
ESTRUTURA DE GOVERNAÇÃO DO CSR
Aprovação > Conselho de Administração
Supervisão > Comité de RSE
PAPÉIS E RESPONSABILIDADES
A: O Conselho de Administração
O Conselho de Administração da Empresa será responsável por:
1) Aprovação da Política de RSE da Empresa.
2) Divulgar o conteúdo da Política no seu relatório e colocar a Política no website da Empresa, caso exista, da forma prescrita na Lei.
3) Assegurar que as actividades incluídas por uma empresa na sua Política de Responsabilidade Social Empresarial estão relacionadas com as actividades incluídas no Anexo VII da Lei.
4) Assegurar que a Empresa gasta, em cada exercício financeiro, pelo menos 2% dos lucros líquidos médios da Empresa realizados durante os três exercícios financeiros imediatamente anteriores.
5) Assegurar que os fundos desembolsados em actividades de RSE foram utilizados para os fins e de acordo com a forma por ela aprovada.
6) Assegurar que a empresa transfira o montante de RSE não gasto para uma conta bancária separada ou fundo especificado no Anexo VII dentro de um período de seis meses após o termo do exercício financeiro, no caso de a empresa não gastar o montante de RSE no exercício financeiro. O Conselho de Administração deve também assegurar-se de que revela no seu Relatório Anual o motivo pelo qual não gasta.
7) O Conselho pode alterar o Plano de Acção Anual em qualquer altura durante o exercício financeiro, de acordo com a recomendação do seu Comité de RSE, com base na justificação razoável para o efeito.
8) O Conselho de Administração aprovará uma resolução no caso de gastar mais do que o exigido pelo acto e a empresa quiser compensar esse montante com o montante de RSE dos anos seguintes.
9) O Conselho de Administração tem o poder de dissolver, por unanimidade, o Comité de RSE e constituir um novo comité a qualquer momento, de acordo com a sua discrição.
B: O Comité da RSE
O Comité da RSE é composto por membros abaixo:
1) Director 1
2) Director 2
3) Director 3
4) CHRO
5) CFO
O Comité de RSE da Companhia irá:
1) Recomendar ao Conselho de Administração a selecção da actividade e despesas de RSE a efectuar em conformidade com o orçamento da RSE.
2) Formular e recomendar a Política de RSE ao Conselho de Administração para aprovação.
3) Formular e recomendar ao Conselho de Administração um plano de acção anual que contenha a lista de projectos de RSE aprovados para serem realizados nesse ano, a forma da sua execução, as modalidades de utilização dos fundos e os calendários de execução, o mecanismo de monitorização e de apresentação de relatórios e os pormenores da necessidade e da avaliação do impacto, caso existam.
4) Instituir um mecanismo transparente de controlo dos projectos sociais da Empresa e acompanhá-los regularmente.
5) Constituir qualquer sub-comité para assistir e implementar várias ou quaisquer actividades e/ou projectos específicos de RSE que possam ser aprovados pelo comité de RSE. Tal subcomité pode ser constituído por pessoas de dentro e/ou de fora da empresa (de reputação eminente/ assistente social/ perito em domínios, etc.).
QUADRO DE MONITORIZAÇÃO E INFORMAÇÃO
A: Acompanhamento do projecto
1) A Empresa instituirá um mecanismo de monitorização e avaliação bem definido para assegurar que cada projecto social está a progredir de acordo com os prazos acordados, tem objectivos claros desenvolvidos a partir das necessidades da sociedade, está a alcançar o impacto desejado, é eficiente e eficaz e para enfrentar os desafios enfrentados (se existirem).
2) A empresa deve instituir um quadro de monitorização e apresentação de relatórios de progresso que esteja alinhado com os requisitos da Secção 135 da Lei das Sociedades e com as Regras da RSE.
3) A Empresa pode utilizar serviços de agências especializadas, empresas de consultoria, etc. para o acompanhamento e avaliação de projectos de RSE.
B: Quadro de relatórios
1) O Comité de RSE acompanhará o progresso dos projectos e despesas de RSE e apresentará um relatório ao Conselho de Administração no final do ano ou antes, se necessário.
2) A Empresa reportará o desempenho da RSE no seu Relatório Anual de acordo com a estrutura e formato prescritos nas Regras de RSE notificadas.
3) O compromisso da empresa neste domínio será igualmente divulgado no seu sítio web e em revistas internas, como e quando considerado adequado.